Projektägare, genomförande och budget

De senaste veckorna har jag haft en intensiv mailkorrespondens med Ann-Charlotte Thörnblad. Tack vare att hon fick ett avbokat möte fick vi i veckan möjlighet att ställa våra frågor vid ett digitalt möte. Hon målar gärna Fan på väggen, liksom jag en gång gjorde som advokat. Hon svarar snabbt på mina mailfrågor och är konkret, vilket jag uppskattar.

Så här besvarade hon mina frågeställningar kring vem som ska vara projektägare;

”Jag tror det är klokt att skilja på projekt och privat, så att hålla det utanför företaget är nog bra. 

Jag har frågat Jordbruksverket igen om stiftelser, och problemet är att det finns så många olika sorters stiftelser att det varierar från fall till fall. De går under ”övrig organisationer” och utreds utifrån stadgar, syfte, styrelse osv från fall till fall. Alltså går det – men det kommer inte att kunna avgöra vad som gäller för er stiftelse förrän ansökan är inne. 

Huruvida Team Albert fungerar vet ni bara själva. Rent regelmässigt funkar det – om de har likviditeten. Av erfarenhet vet vi att det ibland är en utmaning när väntan på de medel man använt till projektet kan riskera att föreningens ordinarie aktiviteter saknar pengar. Dessutom är det projektägaren som är projektledarens chef – så klart, eftersom det är de som är ansvariga mot både oss och myndigheten – vilket kan leda till slitningar om man har tänkt att projekten bara är en bisyssla medan föreningen har ett annat egentligt uppdrag.

Men – nu måste du sätta ner foten om projektägare för du kan inte ens gå ut med offertförfrågningar om det inte finns en beställare. Huruvida 200 000 räcker beror hur mycket ni avser söka, likviden gäller 20% av sökt belopp. Dessutom då uthålligheten att först betala alla kostnader och sedan rekvirera.”

Insamlingsstiftelsen Upplev Billesholm

På bloggen kan du följa hur stiftelsen bildades. Här kommer jag lägga upp länkar.

Finansiering

Problemet med Stiftelsen Upplev Billesholm är att det inte finns några tillgångar. I så fall måste jag hitta sponsorer/finansiärer innan vi kan lämna in projektansökan.

Kan projektets omfattning minskas ner ytterligare?

Genomförande

Dialogmöten

Vertikala dialogmöten

Här vill jag skapa dialog på internationell, nationell och regional nivå för att hitta inspirera aktörer i bygden att våga söka nya projektmedel.

Tid: 30 augusti 2024, 2025, 2026

Plats: Cykelporten

Kostnader:

Moderator

Event (lokal, cykelhyra, cykelguide, förtäring)

Ideell tid: deltagande

Horisontella dialogmöten

Tid: 28 februari 2025, 2026, 2027

Plats: Biblioteksföreningen i Stenestad

Kostnader:

Moderator

Event (lokal, förtäring)

Ideell tid: deltagande

Publika event

Gemensamma kostnader:

Marknadsföring: annonsering Magasinet Skåne och Skånetrafiken

Pressbearbetning

Konsultarvode (eventfixare, dialog med ideell sektor för att skapa aktiviteter på flera ställen)

Dinosauriedagen

Tid: andra lördagen i oktober 2024, 2025, 2026

Plats: Cykelporten med möjlighet för lokala aktörer att ”hänga på” marknadsföringen (t ex gruvmuseet i Bjuv, Skromberga akademin, Hembygdsföreningar, Nyvångs gruvmuseum), Söderåsen MTB, Team Albert MTB, Upplev Söderåsen, Jönssons cykelaffär) genom att arrangera egna publika eller bokningsbara event som länkas via hemsidan.

Specifika kostnader: Moderator, föredragshållare

Ideell investering: lokalhyra, organisationer som skapar egna event i anslutning till dinosauriedagen

Litteraturrundan

Tid: första lördagen i maj 2025, 2026

Plats: Biblioteksföreningen med möjlighet för lokala aktörer att ”hänga på” som ovan.

Specifika kostnader: Moderator, föredragshållare.

Ideell investering: som ovan

Kommunikation

Nulägesanalys och framtagande av kommunikationsplan etc

Utveckling av sidan www.UpplevBillesholm.se och framtagande av skylt liknande den i Örkelljunga.

Framtagande av temakartor för 2025 och 2026 samt tryckkostnad

(2025 finansieras av Leaderprojektet, 2026 års tryckning finansieras av annonsörer)

Uppdatering av plattformar

Framtagande av en strukturerad bildbank för användande till årliga tema.

Marknadsföring av publika event

Två föreläsningar i anslutning till horisontella dialogmöten

Ideell resurs: medverkan på dialogmöten för att ta fram underlag till kommunikationsplan, kartor etc. Upplåtelse av immateriellt material till bild/filmbank

Uppsättning av skyltar

Projektredovisning

Styrgruppsmöten

Kallelser, framställning av beslutsunderlag, föredragning, protokoll.

Ideell tid: deltagande i styrgruppsmöten

Rapport

Projektet ska utmynna i en rapport som redovisar nuläge när projektet inleddes och även identifiera möjliga framtida projekt.

SWOT-analyser etc ska utformas på ett sådant sätt att arbetet med projektansökningar underlättas för andra aktörer i området.

Redovisning och rapportering till Jordbruksverket

Om jag uppfattat detta rätt beräknas dessa kostnader till 10 % av den totala projektbudgeten.

Revision

Då Stiftelsen inte har någon annan verksamhet tas även revisionskostnader upp i budgeten vilket även garanterar att allt går rätt till.

Budget

Projekt där vi kan hitta kostnadsberäkningar och utfall

Visit Örkelljunga: uppbyggnad av visitÖrkelljunga samt skyltar

Tingvalla en port till Söderåsen: att göra platsen känd som en port till Södeårsen

Expose it: skapa mötesplatser genom event

Hur skapa likviditet till Stiftelsen?

Hemsidan www.upplevbillesholm.se

Sidan tillkom på initiativ av Annika Andebark inför firandet av Billesholm 450 år 2021. Den finansierades för tiden fram till 2023 av Ekeby Sparbank, Sven Jönssons cykelaffär AB, Rask & Björck AB, Crealevant AB. Företag erbjuds exponering på sidan med presentation för perioden 2024, 2025, 2026 och 2027.

Kostnad:

Finnas med på runda Skånska krig eller Skånska gruvor vilket inkluderar youtubefilm och samarbete för att ta fram cykelresor samt nedanstående paket: 50.000 kr

Upplägg av presentationssida: 5.000 kr (engångskostnad) därefter 5.000 kr/år.

Erbjudande: uppläggning av presentationssida och exponering t o m 2027: 18.000 kr

Verksamhet på kartan:

Engångskostnad för att få med punkten på kartan: 1.500 kr därefter 1.500 kr/år.

Erbjudande: uppläggning av kartpunkt och exponering t o m 2027: 5.000 kr

Karta för 2026

Kartan för 2026 finansieras genom annonsering för att hitta en långsiktigt hållbar finansiering så kartan får ett fortsatt liv. Kartan blir också ett sätt att finansiera stiftelsens långsiktiga verksamhet.

Söka medel

Svalövs kommuns Bjuvs kommun, Sparbanken Syd, Ekeby Sparbank, Sparbanksstiftelsen Skåne

Hur?

Kontakta tänkta annonsörer och sponsorer. Utifrån hur mycket medel vi får in till stiftelsen före den?? sätts budgeten.

Stiftelsen behöver ha en likviditet som motsvarar 20% av budgeten.

Utifrån ovanstående projektansökningar har jag bedömt att en budget om 2 miljoner kronor är rimlig. (Både Örkelljunga och Tingvalla projektet har haft en budget på omkring 1,5 miljoner kronor för att kommunikation etc. Expose it hade en budget om ca 500.000 kr för att skapa mötesplatser genom event.)

Exempel:

Projektansökan: 2.000.000 kr

Likviditetsbehov 20% eller 400.000 kr

Schablon redovisning 10%: 200.000 kr

Moderatorer, föreläsare, eventkostnad till publika event och dialogmöten = 400.000 kr

Dinosauriedagen 2025 och 2026: 6*10.625=63.750 kr

Litteraturrundan 2025 och 2026=6*10.625=63.750 kr

6 dialogmöten: 12*10.625=127.500 kr

Annonsering: 400.000 kr

Magasinet Skåne, 1/2 sida: 9.900 kr + moms

Annonsering i april och oktobernummer 2025 och 2026: 39.600 kr+moms

Upptäck Skåne, digitalt: 4.500 kr+moms för fyra veckor: 18.000 kr+moms

Lokaltidningen

Söderåsjournalen

Tidningen Mitt Skåne

Sydsvenskan/Helsingborgs dagblad

Skånetrafiken: 14 dagar i april/maj och 14 dagar i september/oktober

28 dagar 

Pågatågen Söderåsbannan 

Pågatågen Lund-Kristianstad

Totalt:41 600 SEK ex moms

Dvs 2025 och 2026 (priserna är inte satta än): 83.200 kr

Kommunikation (offertförfrågan Patricio Silva): 400.000 kr

Projektledning: styrgruppsmöten, pressbearbetning, representation på andra nätverk för att hitta långsiktiga synergieffekter, pressbearbetning, kontakter med ideella föreningar, kartläggning och slutrapport samt spridning av resultat: 600.000 kr